Sollen Daten von einem Anwendungsprogramm in ein anderes Programm überführt werden oder zu Sicherungszwecken auf einem Datenträger abgespeichert werden, so spricht man von einem Datenexport. Oftmals handelt es sich auch um einen Datenexport, wenn die exportierten Daten dabei in ein anderes Format konvertiert werden. Viele Anwendungsprogramme verfügen über einen Menüpunkt mit einer Exportfunktion. Auf der anderen Seite lassen sich von diesen Programmen auch von anderen Anwendungsprogrammen exportierte Daten importieren. Intern übernimmt hierbei ein Konverter die Funktion eines Übersetzers.
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Zum Zwecke eines Datenaustausches zwischen verschiedene Unternehmen oder Organisationen müssen diese vom jeweiligen Anwendungsprogramm in einer bestimmten Form ausgegeben werden. Besitzen das abgebende Unternehmen und das empfangene Unternehmen dieselben Anwendungsprogramme, so findet gewöhnlich ein normaler Datenaustausch statt. Hierbei reicht es aus, die Daten auf einem Datenträger abzuspeichern und diesen im Zielrechner wieder einzulesen. Ebenfalls können die Daten auch per Email weitergeleitet werden. Gegebenenfalls müssen diese Daten gegen unbeabsichtigte Fremdzugriffe per Verschlüsselungsalgorithmen geschützt werden.
Ein bekanntes Beispiel für einen reinen Datenaustausch stellt das im Banksektor übliche DTA-Verfahren für den elektronischen Zahlungsverkehr dar. Sinn und Zweck ist die einheitliche Erzeugung, Verarbeitung und Verteilung dieser Austauschdaten für eine effiziente Verteilung im Rahmen überbetrieblicher Belange. Nicht immer besitzt das Zielsystem die gleiche Softwareumgebung wie das abgebende System. Die übermittelten Daten liegen dann in einem fremden Format vor und können nicht 1:1 eingelesen werden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder man exportiert die Daten in ein für den Empfänger lesbares Format oder der Empfänger importiert über sein Anwendungsprogramm die eingelesenen Daten in ein für ihn lesbares Format. Die meisten Anwendungsprogramme besitzen eine Import- und Exportfunktion. Wer das Zielsystem kennt, sollte daher die Dateien über einen Konverter exportieren, bevor er sie weitergibt. Dadurch ist sichergestellt, dass der Empfänger auch die übermittelten Daten ohne Probleme einlesen kann.
Datenexport in der Praxis
Eine umfangreiche Dokumentation wird mit der Textverarbeitung Word erstellt. Diese soll weitläufig verbreitet werden, damit viele Interessenten darauf zugreifen können. Auf der anderen Seite soll gleichzeitig sichergestellt werden, dass niemand Änderungen an dem Dokument vornimmt. Dies geschieht teilweise aus lizenz- und urheberrechtlichen Gründen.
Eine einfache und praktische Möglichkeit für einen Dateiexport wird dadurch gegeben, dass man das Dokument im PDF-Format abspeichert. Dieses PDF-Dokument lässt sich nicht ohne weiteres mehr verändern. Gleichzeitig wird das Textdokument im PDF-Format ohne Verlust weitreichend komprimiert, um es problemlos auch über das Internet zu verteilen. Ein anderes Beispiel für einen Dateiexport liegt vor, wenn beispielsweise eine Berechnungstabelle, die in Microsoft Excel erstellt wurde, der Lotus 123 Tabellenkalkulation zugeführt werden soll. Hierbei kann man die Excel-Tabelle gleich in das für Lotus 123 lesbare Format abspeichern und damit exportieren.
Probleme beim Datenexport
Für die Konvertierung von einem Dateiformat in das andere werden entsprechende Konverter benötigt, die in den gängigsten Anwendungsprogrammen integriert sind und ihre Arbeit im Hintergrund ausführen. So kann es passieren, dass bei einem Dateiexport wichtige Informationen verloren gehen. Werden beispielsweise formatierte Texte in ein niedrigeres Dateiformat, zum Beispiel in eine normale TXT-Datei konvertiert, so gehen hierbei sämtliche Textformatierungen verloren.
Andererseits können manchmal die importierten Daten von den einlesenden Anwendungsprogrammen nicht vollständig übernommen werden, da ausgerechnet in dieser Programmversion einige Formatierungen nicht enthalten sind. Es ist daher ratsam, sich nach dem Versenden einer exportierten Datei beim Empfänger über den Erhalt und das korrekte Einlesen zu informieren.
Häufige Fragen und Antworten
Was ist ein Datenexport?
Ein Datenexport bezeichnet den Vorgang, bei dem Daten von einem Anwendungsprogramm in ein anderes Programm überführt oder zu Sicherungszwecken auf einem Datenträger abgespeichert werden. Oftmals werden die exportierten Daten auch in ein anderes Format konvertiert. Der Datenexport erfolgt in der Regel über eine Exportfunktion, die in den meisten Anwendungsprogrammen vorhanden ist. Dabei übernimmt ein Konverter die Funktion eines Übersetzers, um sicherzustellen, dass die exportierten Daten von anderen Anwendungsprogrammen problemlos eingelesen werden können.
Wie funktioniert der Datenaustausch und Datenexport?
Der Datenaustausch und Datenexport erfolgt durch das Ausgeben der Daten in einer bestimmten Form. Wenn das abgebende und das empfangene Unternehmen die gleichen Anwendungsprogramme besitzen, kann der Datenaustausch über das Abspeichern der Daten auf einem Datenträger oder das Weiterleiten per E-Mail erfolgen. Falls das Zielsystem jedoch eine andere Softwareumgebung verwendet, müssen die übermittelten Daten in ein anderes Format konvertiert werden. Dafür stehen in den meisten Anwendungsprogrammen Import- und Exportfunktionen zur Verfügung. Um sicherzustellen, dass die exportierten Daten vom Empfänger ohne Probleme eingelesen werden können, ist es ratsam, die Dateien vor dem Export mit einem Konverter zu konvertieren.
Welche Probleme können beim Datenexport auftreten?
Beim Datenexport können verschiedene Probleme auftreten. Zum einen können wichtige Informationen verloren gehen, wenn beispielsweise formatierte Texte in ein niedrigeres Dateiformat konvertiert werden und dabei sämtliche Textformatierungen verloren gehen. Zum anderen können importierte Daten von den einlesenden Anwendungsprogrammen nicht vollständig übernommen werden, wenn bestimmte Formatierungen in der Programmversion fehlen. Um solche Probleme zu vermeiden, ist es ratsam, sich nach dem Versenden einer exportierten Datei beim Empfänger über den Erhalt und das korrekte Einlesen zu informieren.